Skip to Content

Вопросы - ответы

Выберите страну, для отображения информации:

  • Как документально подтвердить получение и расход топлива?

Учет получения ГСМ осуществляется на основании первичных документов. Ними могут быть как универсальные первичные документы (накладная, фискальный чек), так и специальные учетные формы, предназначенные для учета движения ГСМ. Также распространенной формой оплаты ГСМ является безналичный расчет с последующим получением топлива по талонам на АЗС по мере необходимости. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок отпуска ГСМ (в том числе по безналичному расчету), является Инструкция № 281. В соответствии с пп.10.3.2.1 этого документа заправка автотранспорта по безналичному расчету осуществляется на основании договоров, заключенных между АЗС и покупателем.
Расход топлива подтверждается проведением работ, для выполнения которых требуется топливо (пробег автомобиля и моточасы работы техники). Соответственно для подтверждения расхода топлива на автомобильном транспорте необходимо предоставить документальное подтверждение пробега, для чего и используются путевые листы.

 

  • Определение путевого листа

Путевой лист – это основной первичный документ для учета пробега и маршрута автомобиля, работы водителя и списания топлива. Выдается водителю транспортного средства и дает право на управление транспортным средством юридического лица или ведомственным автомобильным транспортом.
Унифицированная форма путевого листа в Украине утверждена Приказом №74 Госкомстата Украины от 17.02.1998.
С 13.08.2011 года не является бланком строгой отчетности (в соответствии с Законом Украины № 3565-VI от 05.07.2011 года и последующими изменениями Закона Украины о милиции, Закона Украины о дорожном движении и Кодекса Украины об административных правонарушениях).

 

  • Является ли путевой лист бланком строгой отчетности?

В соответствии с Законом Украины № 3565-VI от 05.07.2011 года (вступившего в действие с 13.08.2011 года) и последующими изменениями Закона Украины о милиции, Закона Украины о дорожном движении и Кодекса Украины об административных правонарушениях теперь нет обязательства предоставлять инспектору ГАИ другие документы, подтверждающие право на управление транспортным средством, а также путевые листы и документы на груз. Теперь необходимо предоставлять водительское удостоверение и свидетельство о регистрации автомобиля (как дополнение – полис страхования или лицензионную карточку при выполнении лицензионных видов транспортных услуг).
Т.е. необходимость предоставлять путевой лист, как подтверждающий документ о праве управлять автомобилем отпала, но была у путевого листа еще одна немаловажная роль – первичный документ для списания ГСМ, начисления ЗП водителю, предрейсового медицинского освидетельствования. Теперь для этого на каждом предприятии необходимо утвердить форму такого документа. Вы можете использовать все те же путевые листы или документ, соответствующий форме путевого листа. Особенность в том, что теперь нет требования по строгой отчетности бланков таких документов (можно распечатывать неограниченное количество на обычном принтере формата А4 ).

 

  • Допустимы ли исправления в путевом листе?

Исправления допустимы и вносятся следующим образом: неправильный текст или цифра перечеркивается и над зачеркнутым текстом ставится правильное значение. Перечеркивание осуществляется одной линией, так чтобы можно было прочитать неправильное значение. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью водителя. В особых отметках необходимо указать причину и дату исправления. Путевые листы в которых допущены ошибки или исправления без соответствующих пояснений могут быть признаны недействительными, а списанные по ним ГСМ - списанными незаконно.
Поскольку на данный момент путевые листы не являются бланками строгой отчетности, то мы настоятельно рекомендуем Вам удержатся от любых исправлений и заполнить путевой лист заново.
Исправления ошибок в документах и реестрах, созданных в форме электронного документа, осуществляются на основании законодательства Украины – п. 4.6 в редакции приказа Министерства финансов Украины от 07.06.2010 №372.

 

  • Возможно ли оформление одного путевого листа на несколько дней?

– До августа 2011 года таковой документ был разрешен только в случае транспортного обслуживания в междугородном соединении, более чем на 1 сутки и командировке, что подтверждалось командировочным удостоверением и приказом;
– С августа 2011 года путевой лист как документ строгой отчетности не значится и его форма может быть разработана каждым предприятием самостоятельно, после чего введена в применение соответствующим приказом. В случае командировки на несколько дней путевой выдается на срок командировки.И водитель пройдет медосмотр всего лишь один раз - непосредственно перед выездом в командировку. И печать о допуске на управление транспортным средством будет одна. Тут вопрос к бухгалтерии и аудиторам Вашего предприятия – готовы ли они разработать новую форму и дать ей жизнь (согласно закона о бухучете ст.8 и п.2.7 Положения № 88) с указанными всеми реквизитами компании. Большинство бухгалтеров действуют по принципу – «не сказали, что можно, – то лучше и не делать». Зная особенности нашего законодательства – лучше писать по 1 путевому в день, чем потом срочно переписывать все месячные листы на 30 ежедневок на каждый из автомобилей.

 

  • Кто несет ответственность за заполнение путевых листов?

До августа 2011 года ответственность несли:
– руководитель предприятия;
– главный бухгалтер;
– лица, ответственные за эксплуатацию транспортных средств;
– лица, проставляющие отметки в путевом листе (водитель, механик, доктор, диспетчер …).
А вот после августа 2011 года: или создаете собственную форму отчетного документа и устанавливаете ответственность за его правильное заполнение, или используете форму путевого листа с правилами его заполнения.

 

  • Какую ответственность несет водитель за отсутствие путевого листа?

Если смотреть на путевой лист как документ для ГАИ – ответственности водителя нет, разве что необходимо предоставить подтверждение о состоянии здоровья на момент выезда на линию (очень критично для пассажирских перевозок), но это теперь может быть и не путевой лист (справка, другая форма документа, принятая на предприятии).
Если смотреть на путевой лист как на первичный документ для списания ГСМ и начисления ЗП водителю, то тут все просто: нет документа – нет возможности начислить ЗП или списать топливо на затраты (т.е. придется списывать с прибыли). И решение об ответственности принимать руководителю Вашего предприятия.

 

  • Нужен ли путевой лист, если в служебных целях используется личный автомобиль, но водитель предоставляет чеки за топливо?

Да, нужен. Поскольку на основании предоставленных в бухгалтерию путевых листов (либо других принятых на предприятии первичных документов) и будет списываться топливо на затраты. Для подтверждения пробега автомобиля, расхода топлива, маршрута движения понадобятся: путевой лист (либо документ, содержащий указанную там информацию), приказ об утверждении нормы расхода топлива на данном автомобиле и договор об использовании личного автомобиля в служебных целях (или дополнение к трудовому договору об использовании личного автомобиля в служебных целях).
Компенсация осуществляется при наличии:
– договора (соглашения) или дополнения к трудовому договору об использовании работником автомобиля для нужд предприятия – по сути, договор аренды транспортного средства у физического лица;
– разрешение руководителя предприятия на выплату компенсации;
– наличие путевых листов (или других документов утвержденной формы), в которых указывается маршрут, пробег автомобиля (в служебных целях, естественно) и количество израсходованного топлива. Эти документы должны быть засвидетельствованы подписью самого водителя и его руководителя, диспетчером или другим ответственным лицом.
Компенсация выплачивается на основании ст. 125 КЗоТ. И в таком случае предприятие не несет ответственности за хранение автомобиля в выходные дни, поскольку автомобиль находится у собственника. В настоящее время возможность получения работником компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях подтверждается письмом Госпредпринимательства от 03.07.2007 г. № 47732. Сумма компенсации признается контролирующими органами в составе валовых расходов.

 

  • Обязательно ли наличие путевого листа на каждый рабочий день?

Путевой лист на служебный автомобиль необходим на те даты, когда он выполнял любые перемещения (изменение километража) или на автомобиль выдавалось топливо.
Путевой лист на арендованный компанией автомобиль необходим на те даты, когда он выполнял перевозки в служебных целях или на него выдавалось топливо за счет компании. При этом отнести на валовые затраты можно лишь то топливо, что реально было использовано для служебных целей (а не все выданное на этот автомобиль).

 

  • Какой срок хранения путевых листов в архиве?

Путевые листы относятся к документам временного срока хранения и хранятся в архиве организации 5 лет.
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации утверждается руководителем предприятия. Этот документ может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя.